Dossier: Schoonmaakmanagement

In opdracht van de Ondernemersorganisatie voor Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten (OSB) heeft advies- en onderzoeksbureau Significant een grootschalig onderzoek uitgevoerd naar de aanbestedingspraktijk in de schoonmaakbranche. Het onderzoek was gericht op (Europese) aanbestedingen waarin een opdrachtgever op zoek gaat naar een schoonmaakbedrijf. Conclusies waren o.a. dat voor het overgrote deel van de opdrachtgevers schoonmaakdienstverlening geen speciale aandacht heeft. Ook bleek dat er wederzijds wantrouwen bestaat tussen opdrachtgevers en schoonmaakintermediairs enerzijds en schoonmaakbedrijven anderzijds, o.a. door onnodige kosten veroorzaakt door korte contracttermijnen. Verder blijkt het verloop van de selectie- en gunningsfase van de aanbestedingen slordig te verlopen en lijken schoonmaakintermediairs een te grote invloed te hebben op het verloop (en resultaat) van de aanbesteding.

Sommige gebouwen in Nederland hebben een indrukwekkende architectuur maar zijn zeer moeilijk schoon te houden. Vijf van deze 'moeilijke gebouwen' zijn: het stadhuis van den haag, de Gasunie in Groningen, het UMC Utrecht, Sansovino Hof in Rotterdam en de Haagse Hogeschool in Den Haag.

De grotere schoonmaakbedrijven zijn innovatiever dan voorheen. Dat is de conclusie van de Franse econome Faridah Djellal. Het gaat steeds meer om informatieverschaffing in de branche en het organiseren van het schoonmaken en steeds minder om de schoonmaak alleen.

Het I-mapsysteem van JohnsonDiversey controleert het proces van schoonmaken. Dit systeem maakt duidelijk waar het proces het beste wordt beheerst en vooral hoeveel beter het nog kan.

De inkoopafdeling wordt serieus genomen nu is gebleken dat deze afdeling geld kan verdienen voor de organisatie. Prijsdruk, inkooptrends en de invloed van het arboconvenant zijn thema's die aan bod kwamen in een rondtafelgesprek met hoofden inkoop.

Bij opdrachtgevers heerst een behoefte naar eenvoudigere contractvormen waarbij meer risico, verantwoordelijkheid, maar bovenal ondernemerschap aan de dienstverlener wordt overgedragen. Een standaardoplossing voor het contracteren kan helaas niet geboden worden. Er dient rekening gehouden te worden met verschillende criteria zoals; de ontwikkelingsfase van het facility management, het inzicht in cijfers en feiten, ervaringen, het gewenste kwaliteitsniveau, de organisatiecultuur etc. Het zogenaamde ''governancecontract'' kan wellicht voldoende basis bieden voor een constructieve samenwerking tussen opdrachtgever en dienstverlener en de omvang van het contract fors reduceren.

Zowel schoonmaakbedrijven als aanbesteders ervaren een Europese aanbesteding vaak als onduidelijk, omslachtig en moeizaam. Maar er zijn ook positieve kanten aan aanbesteden. Zo zorgen de regels voor meer onderlinge concurrentie tussen landen en aanbieders en creëren ze gelijke kansen voor alle leveranciers. Ook beogen ze meer transparantie doordat ze aanbesteders dwingen duidelijke informatie te geven over wat men aan wil schaffen en op welke manier. In dit artikel worden verder een aantal tips gegeven hoe een gang naar de rechter de voorkomen is.

Uitbesteden van de schoonmaak in ziekenhuizen leidt tot grotere flexibiliteit terwijl de schoonmaak in eigen hand houden kan zorgen voor lagere kosten en toch hetzelfde kwaliteitsniveau. Functiedifferentiatie kan een oplossing bieden voor het verwezenlijken van intern schoonmaakpersoneel. Uitbesteden daarentegen zorgt voor minder verantwoordelijkheid, terwijl de expertise van het externe bedrijf ter beschikking staat. Budgettaire druk kan tot uitbesteding leiden, maar dit valt per situatie het beste te bezien.